انتقال و همگام سازی اطلاعات فایلهای Excel به لیست شرپوینت

سلام، امروز تصمیم دارم تا پُست ۱۰۰ ام بلاگم رو نگارش کنم و خوشحالم که تا کنون مطالب و پُستهای این بلاگ برای خوانندگان عزیز مفید بوده. همچنین از دوستانی که از طریق ایمیل و یا کامنت لطف و نظرشون رو برایم ارسال کرده اند، صمیمانه سپاسگزارم. 🙂

خب، بهتره به پستی که امروز برای شما آماده کردم بپردازیم… 😉

اکثر شرکت ها و سازمانها قبل از اینکه از شرپوینت به عنوان ابزار توسعه اطلاعات داخل سازمان استفاده نمایند، اطلاعات خود را در فایلهای Excel ذخیره و طبقه بندی نموده اند. حال پس از کار و استفاده از شرپوینت تصمیم دارند تا این اطلاعات Excel را به لیست های شرپوینت انتقال دهند! برای اینکار روشهایی وجود دارد:

یکی از این روشها که عمومی تر است و البته سخت! این است که شما نمای لیست شرپوینتی را به حالت Spreadsheet تبدیل کنید و اطلاعات ستونهای فایل اکسل را ستون به ستون کپی کرده و در ستونهای لیست کپی کنید. یکی از معایب اینکار این است که شما مجبور هستید تا اطلاعات را به صورت دستی از اکسل کپی و به لیست منتقل کنید. متعاقبا اگر آپدیتی در فایل اکسل صورت گیرد باز شما مجبور خواهید بود تا آن تغییرات جدید را هم به صورت دستی کپی و وارد لیست شرپوینتی کنید که کار دشواری است.

روش دیگری که راحتتر و کاراتر می باشد، روشی است که در ادامه این پُست معرفی می کنم. این روش به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از یک ابزار کوچک که به صورت Add-In به برنامه اکسل متصل می شود، اطلاعات فایل اکسل را به صورت خودکار و از داخل برنامه اکسل وارد یک لیست شرپوینتی کنید و با هر تغییری که در اطلاعات فایل اکسل خواهید داد، این تغییرات را به سرعت در لیست شیرپوینت اعمال کنید!

نصب Add-In دانلود شده در Excel 2007

برنامه XL2007SynchronizeWSSandExcel را از این آدرس دانلود کنید.

۱- ابتدا فایل دانلود شده فوق را اجرا و نصب کنید.

۲- حال برنامه Excel 2007 را اجرا کنید.

۳- بر روی دکمه اصلی برنامه یا Office Button کلیک کنید و گزینه Excel Options را انتخاب کنید و سپس تب Add-Ins را کلیک کنید.

۴- از بخش Manage Add-Ins گزینه Excel Add-Ins را انتخاب و دکمه Go را کلیک کنید.

۵- در پنجره باز شده دکمه Browse را کلیک کنید و به پوشه ای که فایل دانلود شده در آن Extract شده است وارد شده و فایل مربوط به add-In را انتخاب و پنجره را با Ok ببندید. در لیست Add-Ins گزینه Rwsplist را انتخاب و Ok را کلیک کنید.(شکل زیر)

add-ins

۶- به پنجره اصلی Excel Options و تب Add-Ins باز خواهید گشت. مطمئن شوید SynchronizeWSSandExcel در لیست Add-Ins ها وجود دارد. در اینصورت عملیات نصب درست انجام شده است.

انتقال و Publish اطلاعات فایل اکسل به لیست شرپوینت

۱- برای استفاده از برنامه نصب شده، نیاز داریم تا یک workbook اکسل را باز کنیم. این کار را انجام داده و سپس از منوی Insert گزینه Table را انتخاب کنید تا اطلاعات شما را در قالب جدولی نمایش دهد.

۲- حال نام ستونهای جدول را مشخص کنید ( این نام ها همان نام ستونهای لیست شما پس از Publish خواهند بود).

۳- وارد منوی Design شده و دکمه Publish and allow sync را مشاهده خواهید کرد. این دکمه را کلیک کنید تا پنجره Export Table to R/W SharePoint List باز شود.

 excel

۴- آدرس Url سایت شرپوینتی را در قسمت address وارد کنید. نامی را برای لیست خود در قسمت Name وارد کنید و اگر لیست شما نیاز به توضیحاتی دارد آنرا در قسمت Description درج و در انتها دکمه Publish را کلیک کنید.

sync

۵- مشاهده خواهید کرد که پس از زمانی کوتاه کل اطلاعات جدول انتخابی فایل اکسل شما به لیستی که مشخص کرده بودید انتقال پیدا کرده است!

بروز رسانی و آپدیت اطلاعات لیست

ممکن است پس از Publish اطلاعات به لیست شرپوینتی نیاز به اعمال تغییرات در رکوردهای جدول اکسل داشته باشید.

۱- تغییر مورد نظر را در جدول اعمال کنید.

۲- بر روی جدول کلیک راست کنید و از منوی نمایش داده شده وارد بخش Table شده و گزینه Synchronize with SharePoint را انتخاب کنید.

update

۳- وارد لیست شرپوینتی شده و مشاهده خواهید کرد که تغییرات مورد نظر بر روی اطلاعات لیست اعمال شده است!

منبع :

http://tinyurl.com/dh3jwy

http://tinyurl.com/c4qnuv

امیدوارم این پست هم برای شما مفید بوده باشه. اگر سوال یا نظری داشتید، حتماً از قسمت نظرات ارسال کنید.

موفق و پیروز باشید.

 

پاسخ دهید