راهنمای عملی ساخت گردش کار با استفاده از SharePoint Desinger

علاوه بر گردش کارهای ساده و سریعی
که با استفاده از امکانات شیرپوینت می توان برای لیستها و کتابخانه ها
ساخت با استفاده از SharePoint Designer به راحتی می توان گردش کارهای ساده
و با امکانات بیشتری را پیاده سازی کرد.

به عنوان مثال قصد دارم گردش کاری را برای تایید یک مرخصی ایجاد کنم.

 

فرضها:

لیستی داریم شامل مرخصی روزانه و ساعتی اعضای گروه IT ، گروه IT دو مدیر
دارد که یکی از آنها مسئول تایید مرخصی های ساعتی(مدیر۲) و دیگری مسئول
تایید مرخصی های روزانه(مدیر۱) است.

(لیست
باید شامل ستونی با نام "نوع مرخصی" از نوع  choice باشد که شامل مقادیر
ساعتی و روزانه است. سایر فیلدهای لیست را به دلخواه در نظر بگیرید،به
عنوان مثال مواردی مانند نام و نام خانوادگی، تاریخ شروع و پایان مرخصی و
ساعت شروع و مرخصی و…)

 

گردش
کار به این صورت عمل می کند که در صورت ثبت مرخصی ساعتی، درخواست مرخصی
جهت بررسی برای مدیر۲ ارسال می شود و یک رونوشت جهت اطلاع برای مدیر۱ ارسال
می شود و در صورتی که مرخصی به صورت روزانه باشد درخواست مرخصی جهت بررسی
برای مدیر۱ ارسال می شود و در صورت تایید به مدیر ۲ اطلاع رسانی می شود.

 

 این گردش کار به سادگی با استفاده از امکانات SharePoint Designer قابل پیاده سازی است.

 

و اما مراحل پیاده سازی:

 

گام۱:

با
استفاده از SharePoint Designer از قسمت Files>Open Site سایتی که لیست
مرخصی ها در آن وجود دارد را باز می کنیم.سپس از منوی سمت چپ گزینه
Workflows را انتخاب می کنیم

در Ribbon بالای این بخش در قسمت New Workflow گزینه List Workflow را انتخاب می کنیم

 

 

 

 

سپس لیست مرخصی ها را انتخاب کرده و کادر زیر را مقدار دهی می کنیم

 

 

 بعد با کلیک بر روی گزینه OK وارد مرحله ساخت گردش کار می شویم

 

 گام۲:

 

قبل
از شروع به ساخت گردش کار باید لیستهای مرتبط با گردش کار (لیست وظیفه و
لیست تاریخچه را مشخص کنیم) و همچنین مشخص کنیم که گردش کار چه موقع آغاز
می شود

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید با انتخاب مرخصی وارد تنظیمات گردش کار می شویم(توجه:بعد از ساخت گردش کار قادر به تغییر لیست های گردش کار نیستم)

 

 

به صورت پیش فرض تمام وظایفی که در طول گردش کار ایجاد می شوند در لیست وظایف قرار میگیرند و گردش کار هم به صورت دستی آغاز می شود.

بنابراین
در صورتی که می خواهید وظایفی که در گردش کار ایجاد می شود در لیست جدیدی
قرار گیرد آن را مشخص کنید، لیست workflow History معمولاً نیازی به تغییر
ندارد.

 

پیش
فرض ما این است که به مخص ثبت مرخصی در لیست، گردش کار آغاز شود بنابراین
لازم است در قسمت Start Option گزینه Start Workflow automatically when an
item created را انتخاب کنید.

بعد از اعمال تغییرات لازم در پنل سمت چپ گزینه Edit Workflow را انتخاب کنید ( ساخت گردش کار را آغاز می کنیم)

 

 

گام ۳: شرط ساعتی بودن مرخصی را بررسی می کنیم

 

ابتدا باید از Ribbon بالای صفحه گزینه Conditions را انتخاب کرده و سپس گزینه if current item field equal value را انتخاب کنید

 

ما
نحوه آغاز گردش کار را به این صورت تعریف کرده ایم که با ایجاد هر آیتم
جدیدی گردش کار آغاز شود بنابراین در این شرط می خواهیم مشخص کنیم اگر فیلد
نوع مرخصی آیتم جدید برابر با مقدار ساعتی باشد وظیفه ای را برای مدیر۲
ایجاد کن.

برای این کار به صورت زیر عمل می کنیم:

 

 

 

 

گام ۴: انتخاب Actionهای ایجاد وظیفه برای مدیر۲

تا اینجای کار ما شرط اول که بررسی ساعتی بودن مرخصی بود را چک کردیم حالا نوبت به ارسال وظیفه به مدیر۲ است

برای ایجاد وظیفه ای که بتوانید تایید یا رد آن را بررسی کنید از گزینه Start Approvalاستفاده می کنیم.

 

 

بعد
از قرار دادن Action باید تغییرات لازم برای آن را مشخص کنیم، با توجه به
سناریوی ما، قرار بود وظیفه برای مدیر۲ ایجاد شود و رونوشت آن برای مدیر۱
ارسال شود.

(نکته: درصورتی که شما
نیاز به تایید چند نفر دارید تا وارد مرحله جدیدی از گردش کار شوید در قسمت
participants گیرندگان را وارد کنید و در صورتی که بخواهید بعد از تایید
نفر اول وظیفه برای نفر دوم و … ارسال شود گزینه One at a time-Serial را
انتخاب کنید، گزینه All at once برای همه افراد همزمان وظیفه ایجاد میکند و
تا تکمیل تمام وظایف وارد مرحله جدیدی از گردش کار نمی شود.)

 

توجه: علامت  به شما این قابلیت را می دهد که رشته ای را با ترکیبی از پارامترهای مختلف ایجاد کنید(String Builder)

در این مثال هنگام ایجاد وظیفه ، موضوع وظیفه را به صورت ترکیبی از نام درخواست کننده مرخصی و متن ثابت درخواست مرخصی قرار داده ام.

هیچ
نیازی به استفاده از + یا تابع Concat برای الصاق رشته ها نیست فقط کافی
است گزینه Add or change lookup را در ادامه متن ثابت یا متغییر خود انتخاب
کنید.

 

(توجه: فیلد ایجاد شده توسط، که در تصویر مشاهده می کنید به دلیل نصب فارسی سازاست و درحقیقت همان ستون Created By می باشد.)

 

گام ۵:

شرط دوم ساعتی بودن مرخصی ، این قسمت دقیقاً مانند گام۳ است با این تفاوت که مقدار آن برابر ساعتی قرار داده می شود.

 

گام ۶: ارسال وظیفه برای مدیر۱

این
قسمت مانند گام ۴ است با این تفاوت که نیازی به پر کردن قسمت CC وظیفه
نیست و بعد از تایید مدیر۱ از Action ارسال ایمیل برای مدیر۲ استفاده می
کنیم

 

گام ۷: بررسی تایید یا رد درخواست مدیر۱

وضعیت 
تایید یا رد بودن وظیفه ای که در گام قبل ایجاد کردیم در متغییر های گردش
ذخیره می شود بنابراین برای دسترسی به آنها در این گام باید Conditionجدیدی
را مورد استفاده قراردهیم

 

و مقدار آن را به صورت

 

 مقدار دهی می کنیم.

توجه
: هر بار که از Action ی با نام Start Approval Process استفاده می کنیم
متغییرهای با نام IsItemApproved به همراه شماره ترتیبی ایجاد می شود. چون
در این گردش کار ما ۲ بار از این Action استفاده کردیم متغییرهایی با نام
IsITemApproved و IsItemApproved1 خواهیم داشت که اولی برای وظیفه مدیر۲ و
دومی برای وظیفه مدیر۱ است.

 

گام۸: اضافه کردن Action ارسال ایمیل

بعد از Conditionی که در مرحله قبل اضافه کردیم Action زیر را استفاده می کنیم:

 

 اطلاعات این Action را به صورت زیر وارد می کنیم:

 

 

 

  ساختار Action ها و Conditionهایی که استفاده کردیم به صورت زیر است

 

 

حالا همه چیز برای انتشار گردش کار آماده است

گام۹: انتشار گردش کار

 

 

 

برای تغییرات جالبتر در فرمهای این گردش کار می توانید به این پست من مراجعه کنید

 

در پستهای آتی به نحوه سفارشی سازی Start Approval Process Action خواهم پرداخت، این Action یکی از پر کاربردترین و مهمترین Actionها در ساخت گردش کارهای SharePoint Designerی است.

 

 

موفق و پیروز باشید.