Drop Off Library: کتابخانه هوشمند شرپوینتی!

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

یکی از ویژگی های جالب شیرپوینت ۲۰۱۰، Drop Off Library است. این کتابخانه مکانی متمرکز برای آپلود اسنادی است که با تعریف قانون برای آنها می توان به صورت اتوماتیک آنها را به کتابخانه های دیگر هدایت کرد.

به عنوان مثال سایت شما شامل چندین کتابخانه است و هر کدام از این کتابخانه ها  حاوی Content typeهای متعددی است. فرد جدیدی وارد سازمان می شود و یکی از وظایف او آپلود مستندات جدید در بخشهای مربوطه است، تنوع Content type ها و کتابخانه ها کار را برای او دشوار خواهد کرد.حال اگر این فرد امکانی را داشت که همه اسناد را در یک مکان آپلود می کرد و اسناد با توجه به ویژگی هایی که داشتند به صورت اتوماتیک به کتابخانه های مورد نظر ارسال می شد چقدر خوب بود!

Drop Off Library  و قوانینی که در بخش  Content Organization setting تعریف می شوند دقیقاً همین کار را انجام می دهند.

چگونه می توان از Drop Off Library استفاده کرد؟

ابتدا باید از قسمت Site Actions -> Site Settings -> Manage Site Features

ContentOrgFeat

گزینه Content Organizer را فعال کرد، با انجام این کار دو بخش Content Organizer Settings و Content Organizer Rules در بخش Site Administration اضافه می شود همچنین کتابخانه ای با عنوان Drop Off Library ایجاد می شود.

ContentOrgFeatset

تنظیمات عمومی Drop Off Library از طریق Content Organizer Setting انجام می شود.

ContentOrgSetting

Redirect Users to the Drop Off Library:

  فعال بودن این گزینه باعث می شود آپلود اسنادی که برای مسیردهی به آنها قانون تعریف شده همیشه از طریق صفحه آپلود Drop off Library صورت بگیرد.به عنوان مثال در صورتی که برای کتابخانه Lib1 قانونی تعریف شده باشد، در صورتی که کاربر وارد این کتابخانه شود و گزینه Add document یا Upload Document را انتخاب کند صفحه آپلود Drop of library به او نمایش داده می شود و حتی propertyی هایی که برای آپلود سند به کاربر نمایش داده می شود خواص مربوط به Drop of library است و نه کتابخانه Lib1. به عبارتی از هر جا که اقدام به آپلود اسناد کنید به Drop of library هدایت می شوید.

در صورت غیر فعال بودن این گزینه برای استفاده از مسیردهی اتوماتیک به اسناد آپلود اسناد حتماً باید از طریق کتابخانه Drop off library صورت گیرد.

Sending To Another site

از این گزینه برای ارسال سند آپلود شده به سایت دیگری که ویژگی Content Organizer آن فعال باشد استفاده می شود. هنگام تعریف rule برای اسناد لیستی از مکانهای در دسترس برای ارسال سند لیست می شود، برای اینکه زیر سایت یا Sitecollection دیگری در این بخش لیست شود باید تنظیمات لازم را در Central Administration انجام دهید.برای اینکار با انتخاب  General Application Setting سپس Configure Send To Connection قسمت Send To Url را به صورت http://server/site Url/_vti_bin/officialfile.asmx مقدار دهی کنید.

Folder Partitioning:

یکی دیگر از قابلیتهای فوق العاده تنظیمات Drop Off library تنظیم حداکثر تعداد اسنادی است که در هر پوشه می تواند آپلود شود. با این کار می توان از رشد بیش از حد یک پوشه جلوگیری کنیم و تعداد مستندات هر پوشه را مدیریت کنید. به عنوان مثال در صورتی که تعداد آیتم ها را در هر پوشه ۵۰۰۰ آیتم تعریف کنیم با آپلود ۵۰۰۱امین آیتم پوشه جدیدی با نامی که در فیلد Format of folder name مشخص می کنیم، ایجاد می شود . استفاده از %۱ به معنای تاریخ می باشد به عنوان مثال در صورتی که در بخش Format of folder name عبارت Additional Content After %1 را وارد کنیم و زمان ساخت این پوشه تاریخ  3PM on January 15thباشد نام این پوشه برابر است با:Additional Content After 2010-01-15T15 00 00

Duplicate submissions:

این گزینه کنترل می کند که در صورتی که سند آپلود شده هم نام با سندی باشد که قبلاً آپلود شده چه کاری انجام شود؛ از Versioning استفاده شود و یا شماره جدیدی انتهای نام مستند اضافه شود.

Preserving Context

برای نگهداری تاریخچه اصلی سند هنگام جا به جایی استفاده می شود، استفاده از این گزینه زمانی که شما از Record Center Siteاستفاده می کنید برای نگهداری اطلاعات سند اهمیت دارد.

Rule Managers

در این بخش اسامی افرادی که اجازه تعریف Rule ها را دارند وارد می شود. توجه به این نکته ضروری است که تنها افرادی که دراین بخش تعریف می شوند اجازه ایجاد rule ها را دارند و این افراد باید در گروه مدیران سایت قرار داشته باشند. بنابران افرادی که در گروه مدیران سایت قرار دارند اما در این بخش تعریف نشده اند امکان تعریف قوانین را ندارند.

در آخر می توان مدت زمانی برای ارسال ایمیل به مدیران این بخش مشخص کرد در صورتی که هر یک از اسنادآپلود شده با قوانین ایجاد شده مطابقت ندارند.

rulemanager

بعد از انجام تنظیمات اولیه نوبت تعریف قوانین مسیردهی است. برای این کار از قسمت site Action>site setting> Content organization Rule گزینه Add New Item را انتخاب می کنیم.

newRule

Rule Name

یک اسم یرای قانون مسیریابی خود انتخاب کنید. سعی کنید اسمی را انتخاب کنید که گویای قانون شما باشد.

Rule Status and Priority

قوانین می توانند فعال یا غیر فعال باشند، در صورت فعال بودن می توان برای آن اولویت تعیین کرد. اولویت مشخص می کند که در صورتی که سند آپلود شده و ویژگی های آن با چند قانون مطابقت داشته باشد قانونی با حداکثر اولویت اعمال شود.حداکثر اولویت برابر ۱ و حداقل اولویت برابر ۹ می باشد.

Submission's Content Type

در این قسمت content type هایی که برای مسیردهی مورد استفاده قرار می گیرد مشخص می شود. در این بخش تنها content type های از نوع document و زیرمجموعه های آن قابل نمایش هستند.

در صورتی که content type انتخابی در زیر سایتهای شما نام متفاوتی داشته باشد با انتخاب گزینه alternative names می توانید اسامی مختلفی را که یک content type به خود اختصاص داده است مشخص کنید. با این کار برای تمام این content type ها از قوانین یکسانی استفاده می شود.

newrulecontinu

Conditions

این بخش قدرتمندترین قسمت در تعریف قوانین است، در این بخش می توان براساس Property های مختلف Content type ، مسیرنهایی فایل را مشخص کرد. در این بخش براساس حداکثر ۶، Property عملیات فیلتر کردن محتویات آپلود شده انجام می شود.

قوانین مورد استفاده عبارتند از :

conditions

به عنوان مثال conent type شما شامل فیلدی با عنوان بخش می باشد، شما قصد دارید براساس مقادیر مختلف این property اسناد آپلود شده خود را در کتابخانه های متفاوتی آپلود کنید. برای این کار کافی است به ازای هر بخش قانون جدیدی را تعریف کنید.مثلاً در صورتی که فیلد بخش برابر با IT است Target Location خود را با آدرس کتابخانه مورد نظر مقدار دهی کنید.

Target Location
مقصد نهایی سند آپلود شده در این بخش مشخص می شود. با انتخاب گزینه automatically create folder for each unique value می توان conent type های مختلف را در پوشه های متفاوتی در یک کتابخانه قرار داد. در صورتی که کتابخانه شما در زیر سایت و یا Site collection دیگری قرار دارد می توانید با استفاده از گزینه brows نام کتابخانه خود را که قبلاً ایجاد کردید مشخص نمایید.

در صورتی که کتابخانه شما در site collection دیگری قرار دارد همانطور که در بخش Sending To Another site توضیح دادم تنظیمات لازم را انجام دهید تا مسیر آن کتابخانه در قسمت brows قابل دسترس باشد.

 

موفق و پیروز باشید

مژگان بهروان

پاسخ دهید