Three State Workflow: گردش کار فراموش شده شیرپوینتی

 در پست ساده ترین و سریعترین گردش کار قابل استفاده در شیرپوینت در مورد Approval Workflow صحبت کردم، این گردش کار از قابلیت انعطاف زیادی برخوردار است و قطعاً مورد استفاده همه قرار می گیرد. در مقابل گردش کار Three State به نظرم کمترین انعطاف  و آموزنده ترین Workflow است!

 

نکات قابل توجه در این گردش کار:

• به صورت پیش فرض در لیست گردش کارهای آماده شیرپوینت وجود ندارد

• برای فعال کردن و استفاده از این گردش کار باید در قسمت Site action>Site Setting>Site Collection Features آن را فعال کرد

        

• تنها در لیست و یا کتابخانه ای با یک ستون Choice قابل استفاده است آن هم تنها با سه گزینه برای انتخاب

• هر گزینه یک State در این گردش کار است و Transition ها با انتساب وظیفه به افراد تعریف می شود.

   

• امکان سفارشی سازی متن ایمیل های ارسالی درآن وجود ندارد
•  فرم وظایفی که به صورت پیش فرض ایجاد می کند شبیه New Item است و مثل فرمهای گردش کار Approval اینفوپثی نیست

 

  نکته جالب این گردش کار ؟؟؟

همانطوری که می دانید تمام گردش کارهای پیش فرض شیرپوینتی برای پیشبرد گردش کار Task تولید می کنند و تکمیل Taskتوسط کاربران باعث می شود گردش کار به سمت تکمیل شدن حرکت کند. بنابراین کاربر برای تکمیل یک فرآیند نیاز هست که هم داده هایی را در آیتم شروع کننده گردش کار و هم در لیست وظایف مرتبط وارد کند تا بتواند نقش موثری در تکمیل گردش کار داشته باشد.

برخلاف سایر گردش کارهای پیش فرض شیرپوینت Three State این قابلیت را به کاربران می دهد که تنها با تغییر ستون انتخابی در آیتم شروع کننده گردش کار وظیفه ایجاد شده را تکمیل کنند و نیازی به تکمیل مجزای وظیفه ندارند. به عبارتی برای پیشرفت گردش کار تنها نیاز به تکمیل اطلاعات از یک بخش دارد؛ آیتم شروع کننده گردش  کار و یا تکمیل وظیفه

هر تغییری در یک بخش بر بخش دیگر تاثیر گذار خواهد بود.نگران نباشید با مثال کاربردی این موضوع را به صورت کامل به شما توضیح می دهم

 از طرف دیگر به نظرم این گردش کار به نوعی آشنایی اولیه برای ساخت گردش
کارهای State Machine در ویژوال استودیو است تا ما را با مفاهیم Transition
و State آشنا کند .

 

 مثال کاربردی

به عنوان توسعه دهنده و یا ادمین شیرپوینت به این نکته توجه کرده اید که روزانه با درخواستها و نیازهای متعددی از سمت کاربران مواجه می شوید و بسیاری از آنها را با جستجو در اینترنت، سوال از دوستان و با تلاش به دست می آورید اما این دانش را ثبت نمی کنید و در صورت درخواست مشابه  باید به حافظه خود مراجعه کنید.

آیا دقت کردید در بسیاری از مواقع خود کمترین بهره را از امکانات شیرپوینت می برید؟

Three State Workflow به نظرم شروع خوبی برای ثبت راه حل هایی شیرپوینتی در نیاز به پاسخهای کاربران و ساخت دایره المعارف دانشی برای توسعه دهندگان و ادمین های شیرپوینت است.

 

در مثال بالا برای پاسخ به نیازهای کاربران شما چطور راه حل را پیدا میکنید؟همیشه یک مرحله آغازین دارید، یک مرحله میانی و یک مرحله نهایی.

مرحله آغازی نیازی است که توسط کاربران اعلام می شود، مرحله میانی جستجوها و راه حل های احتمالی و مرحله نهایی حل مسئله است.

در ضمن شما برای هر کدام  از این مراحل محدودیت زمانی دارید، بنابراین نیاز دارید که مدیریتی در زمان خود داشته باشید و از طرفی نیاز دارید خلاصه ای از نتایج جستجوهای خود داشته باشید.

 

 ساخت لیستی به نام Soltuions با سه فیلد Title,Status,Comment,Due DateMiddle,Due Date Final

 

 

 

 توصیه می کنم مقدار Append Change را برابر با yes قرار دهید برای انجام این کار ابتدا باید تنظیمات Versining  لیست خود را فعال سازید قابلیت Append Chang to Existing Text این امکان را به شما می دهد تا تمام تغییرات در متن خود را در فواصل زمانی مختلف ذخیره کنید.

ستونهای Due Date Middle و Due Date Final  از نوع Date Time و برای تعریف مهلت انجام هر transitionهستند.

 

 

 انتخاب گزینه Add a workflow

 

 انتخاب گزینهNext

همانطور که مشاهده می کنید تنظیمات این گردش کار شامل مشخص کردن State ها و تعریف دو Transition است

در بخش اول State های ما براساس ستون Status به صورت زیر تعریف می شود

 

 Transitionاول را به این صورت تعریف می کنیم.

 

در این transition مهلتی تا رسیدن به وضعیت My idea تعریف می شود

 

transition بعدی را به صورت زیر تعریف می کنیم:

 

انتخاب گزینه OK

 

تعریف آیتم جدیدی در لیست Solution

 

 

 

به فیلدهای  Due date middle و ,Status,Due Date Final توجه کنید.

با ثبت آیتم جدید گردش کار آغاز می شود.

 

 

 و اولین وظیفه ایجاد می شود، به
عنوان وظیفه توجه کنید، در Transition اول عنوان
وظیفه را تعریف کرده بودیم.

 

 

حالا فرض کنید که بعد از جستجو در اینترنت سرنخهایی برای حل این مورد پیدا کردیم در این صورت آیتم را به صورت زیر به روز رسانی میکنیم و فیلد Statusو Comment را به صورت زیر تغییر می دهیم

 

 

وضعیت گردش کار:

وظیفه اول به صورت اتوماتیک کامل شده-transition اول تکمیل شده

وظیفه بعدی با عنوانی که برای آن تعریف کرده بودیم ایجاد می شود-Transition دوم آغاز می شود.

 

بعد از پیدا کردن راه حل کافی است آیتم را  به صورت زیر تکمیل کنیم:

 

به تغییر ستون Status و Comment توجه کنید.

 

 در آخر می توانید با استفاده از این پست  برای آیتم خود یادآوری تنظیم کنید تا نوشتن راه حلها را فراموش نکنید.

 

 

موفق و پیروز باشید

 

مژگان بهروان