چگونه اولین مجموعه سایت را در شیرپوینت ایجاد کنیم ؟
همانطور
که در مقاله اول نیز توضیح دادم ، هر سازمان از دید شیرپوینت به مجموعه
سایتهایی تقسیم میشود ، اما سوالی که ممکن است برای شما به وجود آمده باشد
این است که پس از طراحی ساختار سلسله ای سازمان خود چگونه مجموعه سایت ها
را ایجاد کنیم ؟
برای این کار ابتدا به Sharepoint Central Administration بروید ، بر روی Application Management کلیک کرده و سپس Create Site Collection را
انتخاب کنید ( قبل از ایجاد مجموعه سایت شما میبایست سایت اصلی سازمان را
ایجاد کرده باشید ، اگر اینکار را نکرده اید میتوانید با کلیک بر روی Create Or Extend Web Application در Application Management این کار را انجام دهید ) :
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
وقتی بر روی Create Site Collection کلیک
میکنید ، برای شما فرمی نمایش داده میشود که شامل تمام جزئیاتی میباشد که
برای ایجاد یک سایت احتیاج دارید ، تمام جزئیات به صورت ساده و قابل فهم
میباشند و تنها نگرانی شما در ۳ مورد میباشد ، اول انتخاب عنوانی برای
مجموعه سایت ، دوم انتخاب یک الگو و در آخر هم انتخاب مدیر سایت :
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
همانطور که در شکل ملاحظه میکنید ، ما برای مجموعه سایت حسابداری به ترتیب یک عنوان ، شرح ، آدرس ، الگو و مدیر انتخاب کردیم ، البته در شکل بالا من یک مدیر دیگر برای سایت ( Ramin )
انتخاب کردم ، این گزینه به صورت انتخابی هست و شما میتوانید به جز مدیر
اصلی یک مدیر دیگر برای مجموعه سایت خود انتخاب کنید ، وقتی دکمه Ok را کلیک کنید مجموعه سایت ساخته شده و از طریق لینکی که برای آن مشخص کردید میتوانید به آن دسترسی داشته باشید .
چگونه میتوانیم سایتهای خود را سفارشی کنیم ؟
پس از ایجاد سایتها ، شما احتیاج دارید که سایتهای خود را مطابق اطلاعاتی که هر سایت دارد Customize کنید ، برای این کار شما میتوانید بر روی منوی Site Actions که در گوشه سمت راست تصویر قرار دارد کلیک کنید ( این منو در نسخه های فارسی شیرپوینت به نام عملیات سایت میباشد ) و سپس Site Settings یا تنظیمات سایت را انتخاب کنید .
با
انتخاب گزینه مدیریت سایت شما لیستی از لینکهایی را مشاهده میکنید که برای
سفارشی سازی سایت میباشد ، در اینجا قصد نداریم تمام این تنظیمات را توضیح
دهیم اما در قسمت های بعدی برخی از تنظیمات مهم و اساسی را برای شما شرح
خواهم داد ، اما فعلا میتوانید از قسمت look And Feel یا ظاهر و شمایل شروع کنید که برای تغییر دادن عنوان سایت ، نمای ظاهری سایت ، منوها و … میباشد .
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
شیرپوینت چه امکانات سودمندی را برای همکاری تیمی در اختیار ما قرار میدهد ؟
همانطور که میدانید یکی از مهمترین ویژگی های شیرپوینت ایجاد محیط همکاری یا Collaboration است ، همکاری شامل چهار موجودیت مهم و اساسی میباشد که عبارتند از افراد ( People )، وظایف ( Tasks )، داده ها ( Data ) و ارتباطات ( Communication ) .
برخی از مهمترین اهداف هر سازمان عبارتند از :
· ما افرادی را در سازمان داریم یا استخدام میکنیم .
· به افراد وظایفی ارجاع میشود .
· برای انجام وظایف ما اجتیاج به رد و بدل کردن اطلاعات داریم .
· همچنین ما احتیاج به ارزیابی و نظارت وظایف داریم .
برای رد و بدل کردن اطلاعات ما احتیاج به یک کانال ارتباطی مثل ایمیل یا ویکی و … داریم .
شیرپوینت
دارای امکانات آماده ای است که تمام نیازمندی های ما در همکاری تیمی را
پوشش میدهد . برای مشاهده این امکانات بر روی عملیات سایت کلیک کرده و Create یا
ایجاد را انتخاب کنید . در این صفحه شما میتوانید لیستی از امکاناتی را
مشاهده نمایید که میتوانید با به کار گیری آنها تمام نیازهای سازمان خود
را برای همکاری تیمی برآورده سازید :
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
در زیر به بررسی برخی از این امکانات میپردازیم :
افراد ] People [
تماسها ( Contacts ) : که میتوانید در قسمت Communication یا
ارتباطات به آن دسترسی داشته باشید و میتوانید از آن برای نگهداری اطلاعات
اصلی افراد مانند شماره تماس ، ایمیل و …. استفاده نمایید .
وظایف ] Task [
وظایف ( Tasks ) : که میتوانید در قسمت Tracking یا
پیگردی به آن دسترسی داشته باشید . این لیست به ما کمک میکند تا بتوانیم
وظایفی را به اشخاص ارجاع دهیم و همچنین آنها را پیگیری کنیم .
داده ها ] DATA [
کتابخانه اسناد (Document Library ) : که به ما کمک میکند تا بتوانیم اسناد خود را به اشتراک بگذاریم ، آنها را ویرایش کنیم و یا به نگارش بندی آنها بپردازیم .
کتابخانه تصاویر ( Picture Library ) : که به ما امکان به اشتراک گذاری تصاویر را میدهد .
مدیریت ترجمه ( Translation Management ) : که به ما امکان ایجاد اسناد چند زبانه را میدهد .
کتابخانه ارتباط داده ای ( Data Connection Library ) : که به ما امکان به اشتراک گذاری فایلهایی را میدهد که اطلاعاتی در مورد داده های خارجی را شامل میشوند .
ارتباطات ] Communication [
ویکی ( WIKI ) : که برای ایجاد سیستم هایی شبیه WIKI مورد استفاده قرار میگیرد .
اعلانات (announcement ) : که امکان به اشتراک گذاری خبرها و وضعیت های جاری را میدهد .
گفتگوها ( Discussion Board ) : که به وسیله آن میتوانیم گروه های خبری را ایجاد نماییم .
همانطور
که ملاحظه کردید شیرپوینت هر چهار موجودیت اصلی برای همکاری تیمی را پوشش
میدهد ، البته شیرپوینت شامل امکانات بسیار دیگری نیز میباشد مثل امکانات
نظارت یا Monitoring که شامل :
وظایف پروژه ای ( Project Task ) : که میتوانید در قسمت Tracking آن را مشاهده نمایید که به ما این امکان را میدهد که بتوانیم وظایف در نمای گانت نظارت کنیم .
پیگیری مشکلات ( Issue Tracking )
: که یکی از امکانات مفید شیرپوینت میباشد و با استفاده از آن مشکلات
پروژه ها را از آغاز تا پایان بر اساس اولویت های آنان مدیریت کنیم .
تقویم ( Calendar ) : که میتوانیم با استفاده از آن تقویمی ایجاد کنیم برای وقایع مهم سازمان .
چگونه میتوانیم از این امکانات در سایت خود استفاده کنیم ؟
حالا
که با امکانات سودمند شیرپوینت آشنا شدید وقت آن رسیده تا از این امکانات
در سایت خود استفاده کنید ، در این قسمت ما لینکی را در قسمت اسناد یا Documents به نام آموزش شیرپوینت ایجاد میکنیم تا افراد تیم بتوانند آموزشهای خود را که فرمت Word دارند در آنجا آپلود نمایند .
در
واقع ما میخواهیم یک کتابخانه اسناد بسازیم ، شما میتوانید در سه مرحله به
سادگی این کار را انجام دهید ، پس قدم به قدم با هم این کار را انجام
میدهیم :
۱ – بر روی منوی عملیات سایت کلیک کرده و ایجاد را انتخاب کنید .
۲ – در این صفحه که قبلا نیز آن را معرفی کرده ایم ، بر روی کتابخانه اسناد یا Document Library کلیک کنید .
۳ – یک عنوان مانند آموزش شیرپوینت برای آن برگزینید و الگوی سند را نیز اسناد ورد انتخاب کنید و دکمه تایید را بزنید .
حالا شما میتوانید کتابخانه اسنادی که ایجاد کردید را مشاهده و اسناد خود را در آن بارگذاری کنید :
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
در
شکل زیر میتوانید سندی را که در این کتابخانه اسناد آپلود شده مشاهده
نمایید . برای اینکه بتوانید عملیات مورد نیاز خود را بر روی این سند
اعمال کنید میتوانید بر روی سند کلیک کنید ، اعمالی مثل ویرایش ، حذف ،
مدیریت مجوزها و …
( برای مشاهده سایز بزرگتر تصویر اینجا را کلیک کنید )
نکته
: شما میتوانید با توجه به نیازهای همکاری تیم خود از دیگر امکانات آماده
شیرپوینت استفاده نمایید و آنها را به سایت خود اضافه نمایید .
امیدوارم از این مقاله استفاده لازم را برده باشید .
موفق و پیروز باشید .