ساده ترین و سریعترین گردش کار قابل استفاده در شیرپوینت

 یکی از ویژگی های بارز در شیرپوینت، گردش کارهای از پیش آماده ای است که در
لیستها و کتابخانه های آن وجود دارد. با استفاده از این گردش کارها می توانید یک
آیتم و یا یک مستند را در سازمان خود به گردش درآورید و پویایی را به آن بیافزاید.

با این کار شما کتابخانه و یا لیستی دراختیار دارید که به محض اضافه شدن مورد
جدیدی در آن و یا هنگام تغییر آن، دیگر افراد سازمان را در جریان این بروز رسانی
مشارکت می دهید.

برای استفاده از این گردش کارها، قبل از هر چیز باید از فعال بودن قابلیت
workflow که در مسیر زیر قرار دارد اطمینان حاصل کنید:

Site Action>Site setting> Site colleciton feature

اما گردش کاری که قصد توضیح آن را در این پست دارم :

Approval: در این گردش کار مستند مورد نظر در قالب وظیفه ای برای افرادی که مشخص
می کنید ارسال می شود،افراد می توانند وظیفه را تایید ، رد و یا به شخص دیگری
واگذار نمایند. این گردش کار از پرکاربردترین گردش کارها برای تایید مستندات است .
 

اما جزئیات این گردش کار و امکاناتی که برای ما فراهم می کند:

برای ایجاد یک گردش کار بر روی یک کتابخانه کافی است که از ribbon گزینه Add
workflow را انتخاب نمایید

 

نکته ای که در این بخش حائز اهمیت است قسمت Run on items of this type هست، این
گزینه برای مواردی است که  کتابخانه یا لیست شما حاوی چندین Content type متفاوت
است و می خواهید گردش کار را تنها بر روی یک content type اعمال نمایید.

به صورت پیش فرض گردش کار در کتابخانه ها و لیستها روی تمامی content type های
موجود در آن کتابخانه اعمال می شود.

بخش select task List و History لیست را به دقت انتخاب کنید،Task List لیستی را
مشخص می کند که وظایف گردش کار در آن قرار می گیرند و history List لیستی است که
تاریخچه و جزئیات انجام گردش کار در آن قرار می گیرد، شما می توانید برای تمامی
گردش کارهای خود از یک لیست وظیفه و تاریخچه استفاده کنید اما چنانچه نیاز به
اعمال دسترسی های خاص به وظایف هر گردش کار دارید سعی کنید از لیست وظایف متفاوتی
استفاده کنید .

در بخش آخر مشخص می کنید که گردش کار شما به چه صورتی آغاز شود، دستی یا اتوماتیک

در روش دستی گردش کار تا زمانی که گزینه workflow را با کلیک راست روی آیتم انتخاب نکنید آغاز نمی شود. اما در روش
اتوماتیک شما می توانید انتخاب کنید که زمانی که آیتم جدیدی ایجاد شد و یا اینکه
هنگام تغییر آن به صورت اتوماتیک آغاز شود.

 همچنین این قابلیت وجود دارد که در صورت تمایل، گردش کار می تواند تنها توسط
افراد با دسترسی بالا ایجاد شود مثلاً تنها کسانی که قابلیت مدیریت لیست را دارند،
برای این کار از گزینه  Require Mange List permission to start the workflow
استفاده کنید.

با انتخاب گزینه Next وارد بخش اصلی تنظیمات گردش کار تایید می شویم

 در قسمت Approvers اسامی افرادی که سند یا آیتم باید به تایید آنها برسد را مشخص می کنید، نکته جالبی که در این بخش وجود دارد این است که شما می توانید افراد را به صورت مرحله ای وارد گردش کار خود کنید. به عنوان مثال شما نیاز دارید که مستند بعد از تایید دو نفر که به صورت همزمان برای آنها وظیفه ایجاد می شود، مورد تایید نفر سوم قرار گیرد در این صورت شما در مرحله اول نفر اول و دوم را وارد می کنید و order آنها را به صورت parallel مشخص می کنید و در مرحله بعد شخص سوم را وارد می کنید.

در قسمت Expand groups در صورتی که در بخش Approvers نام گروهی را مشخص کرده باشید برای همه اعضای آن گروه وظیفه ارسال می شود.

در قسمت Enable Content Approval در صورتی که شما گزینه Content approval را در کتابخانه خود فعال کرده باشید بعد از تکمیل گردش کار وضعیت آن را به صورت اتوماتیک به approved تغییر می دهد.

سایر گردش کارهای پیش فرض شیرپوینت را در پست های مجزا توضیح خواهم داد.

 

موفق و پیروز باشید.

مژگان بهروان